تعلن شركة أوقاف للإستثمار، بوصفها الذراع الاستثماري لهيئة الأوقاف، عن طرح وظيفة إدارية شاغرة تحت مسمى مساعد إدارة تنفيذي (Executive Administrative Assistant). تستهدف الوظيفة حملة الدبلوم أو البكالوريوس فأعلى، مع تركيز على تقديم دعم إداري وتنظيمي لرئيس قسم الاستثمار بهدف تحسين كفاءة سير العمليات اليومية ورفع مستوى التنسيق والمتابعة بين الأقسام. كما تشمل طبيعة الدور ضمان جاهزية التقارير واجتماعات القسم والمواد الداعمة، بما يساهم في تيسير اتخاذ القرارات في الوقت المناسب. إذا كنت تمتلك خبرة عملية في تنظيم الأعمال الإدارية وإعداد المحاضر والتقارير والتنسيق بين الجهات الداخلية والخارجية، فقد تكون هذه فرصة مناسبة ضمن إطار عمل إداري داعم لقسم الاستثمار.
تفاصيل الإعلان
- الجهة المعلنة: شركة أوقاف للإستثمار (التابعة لهيئة الأوقاف)
- نوع الوظيفة: وظيفة إدارية شاغرة
- المسمى الوظيفي: مساعد إدارة تنفيذي (Executive Administrative Assistant)
- الفئة المستهدفة: حملة الدبلوم أو البكالوريوس فأعلى
المسميات الوظيفية
- مساعد إدارة تنفيذي (Executive Administrative Assistant) — دعم إداري وتنظيمي لرئيس قسم الاستثمار
المؤهلات المطلوبة
- درجة الدبلوم أو البكالوريوس فأعلى
- التخصصات المذكورة ضمن الإعلان: إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، الإدارة العامة
التخصصات المناسبة
- إدارة الأعمال
- إدارة المكاتب
- الإدارة العامة
المدن أو مواقع العمل
لم يذكر الإعلان مدينة أو موقع عمل بشكل محدد.
المهام أو طبيعة العمل
- إدارة جدول أعمال رئيس قسم الاستثمار واجتماعاته.
- تنسيق دعوات الاجتماعات الداخلية والخارجية وترتيباتها.
- متابعة تعارضات المواعيد وأولويات العمل.
- إعداد جداول الزيارات وترتيبات الاجتماعات الرسمية.
- متابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الصادرة عن رئيس قسم الاستثمار.
- التنسيق مع مختلف الأقسام للحصول على التحديثات والمعلومات المطلوبة.
- حفظ سجلات تتبع المشاريع واللجان والمبادرات الرئيسية.
- إعداد تقارير دورية عن حالة المهام المنجزة والمتأخرة.
- إعداد العروض التقديمية والمواد التنفيذية.
- جمع وتجميع البيانات المطلوبة للتقارير الدورية.
- صياغة الملخصات التنفيذية ومحاضر الاجتماعات.
- مراجعة تنسيق وجودة المستندات قبل تقديمها للموافقة.
- إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة والصادرة.
- صيانة أنظمة الأرشفة الإلكترونية وحفظ المستندات.
- متابعة الرسائل الرسمية والتعاميم والطلبات.
- ضمان سرية المعلومات والمستندات.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتدوين محاضر الاجتماعات.
- متابعة بنود العمل والقرارات والتوصيات.
- التنسيق مع الحضور وإعداد مواد الاجتماع المطلوبة.
- تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والزيارات عند الحاجة.
- متابعة طلبات الشراء واحتياجات الخدمات الإدارية.
- المساعدة في تنظيم الفعاليات وورش العمل والأنشطة المؤسسية.
- دعم المبادرات والمشاريع الخاصة بالإدارة التنفيذية.
شروط أو ملاحظات التقديم
- أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.
- وجود درجة الدبلوم أو البكالوريوس في التخصصات المذكورة ضمن الإعلان.